Ihre Aufgaben während der Einrichtungsphase

Mit Beginn der Einrichtungsphase erhalten die im Import angegebenen Administratoren Zugriff auf das System. Der aufwändigste Part ist damit im Wesentlichen abgeschlossen. Nun sind Sie am Zug alles in etwa zwei, drei Stunden fertig einzurichten und mit Leben zu füllen, bevor Ihre Mitglieder eingeladen werden.

Folgende Dinge sollten Sie während der Einrichtungsphase tun.

Organisatorisches (Aufwand etwa 30-60 Minuten)

Kontrolle der Mitgliedsdaten: Überprüfen Sie am besten auf Basis eines Daten-Exportes ob wir Ihre Daten Ihren Vorstellungen entsprechend importiert haben. Achten Sie insbesondere darauf, ob die Verbindungszugehörigkeiten stimmen, da es manchmal zu Verwechslungen bei den Verbindungsnamen kommen kann. Unsere Systeme weisen uns beim Import auf solche Mehrdeutigkeiten hin, aber auch dem besten Kontrollsystem kann mal etwas entgehen.
Kontrolle der Mitglieds-Status: Die meisten Verbindungen haben Mitglieder, die auch in anderen Verbindungen sind. So kann es sein, dass beim Import einer anderen Verbindung bereits einige Ihrer Mitglieder mitimportiert wurden, der angegebene Status aber nicht Ihrer Nomenklatur entspricht. Schauen Sie daher unter Meine Verbindung → Bearbeiten, ob die gelisteten Status stimmen.
Berechtigungen überprüfen: Wir erleichtern Ihnen den Einstieg mit einem sinnvollen Default der Berechtigungen für dievere Gruppen/Funktionen, aber vielleicht möchten Sie Änderungen vornehmen. Überprüfen Sie, ob die Berechtigungen für Ihren Bund sinnvoll vergeben sind (Mein Bund/Corps → Verbindungsstruktur “Berechtigungen anzeigen”). Achten Sie darauf, dass administrative Berechtigungen in den Händen von einigen wenigen Personen bleiben, aber dass (fast) jeder Zugriff auf Veranstaltungen, Dateien und Diskussionen hat.
Anpassung des Gruppensystems: Abhängig vom Verband, dem Sie angehören, ist das Gruppensystem für Sie schon voreingestellt (bitte Gruppenhierarchie beachten). Womöglich haben Sie jedoch noch eigene Gruppen, Ausschüsse oder Ämter, die Sie anlegen oder anpassen möchten.

Leben ins System bringen, damit Ihre Bundes-/Corpsbrüder nicht mit einem einen Online-Zuhause starten, dass komplett leer erscheint. (Aufwand: etwa 40 Minuten)

Eintragen von Veranstaltungen: Am wichtigsten für die sinnvolle Nutzung gleich von Beginn an ist es, Veranstaltungen einzutragen (vgl. Best Practices). Weisen Sie die diversen Veranstaltungen auch gleich dem Semesterprogramm zu, insbesondere die Kneipen. Wir empfehlen auch drei, vier vergangene Veranstaltungen eintragen, um dort Veranstaltungs-Fotos hochzuladen.
Befüllen der Dateiablage: Laden Sie Dokumente hoch, um Ihren Mitgliedern direkt zu zeigen, was jetzt alles mit dem neuen System möglich ist. Legen Sie z.B. neue Ordner für Dokumentenserien für die letzten Periodika (Bundeszeitung) oder Protokolle an oder bearbeiten Sie die bereits bestehenden Ordner. Hierbei können Sie auch die Lese- und Schreibrechte einschränken.
Willkommenpost: Schreiben Sie einen Willkommenbeitrag, der Ihren Mitgliedern eine erste Orientierung im System bietet und sie dort willkommen heißt. Das muss kein langer Aufsatz sein, sondern einfach nur zwei, drei Absätze, die zum Umschauen und Klicken animieren, damit sich Ihre Bunds-/Corpsbrüder an das neue Online-Zuhause gewöhnen und Angst vor dem Neuen abgebaut wird.

Nicht nur die hier verlinkten Beiträge helfen Ihnen weiter, sondern auch das gesamte Hilfesystem. Verwenden Sie die Suche und sie werden sicherlich fündig. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie uns auch gerne auf dem gewohnten Weg per E-Mail erreichen. Wir unterstützen Sie, wo wir können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass alles fertig eingerichtet ist, geben Sie uns eine Nachricht, wann wir Ihr System live schalten dürfen. Ab diesem Zeitpunkt (Corpshaus 2.0: ca. 17:30 Uhr, Habemus: ca. 18 Uhr, Gaudeam: ca. 18:30 Uhr) erhalten Ihre Mitglieder alle zwei Wochen eine Einladung, ihr Konto zu aktivieren, bis sie selbiges mit einem einfach Klick aus der entsprechenden Email getan haben.