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Ihre Aufgaben während der Einrichtungsphase

Ihre Aufgaben während der Einrichtungsphase

Mit Beginn der Einrichtungsphase erhalten die im Import angegebenen Administratoren Zugriff auf das System. Der aufwändigste Part ist damit abgeschlossen. Nun richten Sie alles in ca. zwei bis drei Stunden ein, bevor alle Mitglieder eingeladen werden. Machen Sie dies am besten nicht allein.

Organisatorisches (ca. 30–60 Min.)

Mitgliedsdaten kontrollieren: Prüfen Sie per Daten-Export (Personen → Exporte), ob der Import korrekt ist – insbesondere die Verbindungszugehörigkeiten, da es bei ähnlichen Verbindungsnamen zu Verwechslungen kommen kann.
Achten Sie hierbei v. a. auf die Eigene Felder (Extra-Felder) und passen Sie die Feldtypen und die Lese- und Schreibrechte an.
Mitglieds-Status kontrollieren: Mitglieder, die mehreren Verbindungen angehören, wurden ggf. bereits durch einen früheren Import angelegt – mit abweichender Status-Bezeichnung. Prüfen Sie unter Mein Bund/Corps/Verein → Kontaktdaten „Bearbeiten“, ob die gelisteten Status stimmen.
Berechtigungen überprüfen: Wir setzen sinnvolle Defaults, aber passen Sie diese bei Bedarf an (Mein Bund/Corps/Verein → Verbindungsstruktur „Berechtigungen anzeigen“). Faustregel: Administrative Rechte nur für wenige, aber (fast) jeder sollte Zugriff auf Veranstaltungen, Dateien und Diskussionen haben.
Wichtig für Funktionsträger: „Dringende Veranstaltungen und Themen erstellen“ ermöglicht Hauspost/Newsletter/Rundmails.
Gruppensystem anpassen: Je nach Verband ist diese voreingestellt (Gruppenhierarchie beachten). Eigene Gruppen, Ausschüsse oder Ämter können Sie jedoch zusätzlich anlegen oder anpassen. Sind alle Ämter richtig besetzt?
Bundes-/Corpsdaten prüfen: Unter Mein Bund/Corps/Verein → Kontaktdaten „Bearbeiten“ Daten und Bankverbindungen kontrollieren und die Übersicht der Amts- und Funktionsträger anpassen.
Datenschutzbestimmung: zu Dokumentationszwecken der DSGVO hinterlegen.

Leben ins System bringen (ca. 40 Min.)

Damit Ihre Mitglieder nicht mit einem leeren Online-Zuhause starten, laden Sie am besten 1-2 weitere Mitglieder ein, die Sie bei den folgenden Dingen unterstützen (und damit gleich lernen, wie es funktioniert):

Veranstaltungen eintragen: Wichtigster Schritt für einen sinnvollen Start. Veranstaltungen dem Semesterprogramm zuweisen (insbes. Kneipen). Tipp: Auch mindestens 2-3 vergangene Veranstaltungen eintragen und dort Veranstaltungsfotos hochladen (vgl. Best Practices).
DateiablageWie viel Speicher hat unser digitales Archiv?befüllen: Dokumente hochladen, z. B. Ordner als Dokumentenserien (v. a. Periodika, Protokolle) anlegen oder bereits bestehende Ordner bearbeiten und Lese- und Schreibrechte bei Bedarf einschränken.
Erstellen Sie für jedes Amt einen eigenen Ordner. Das erleichtert die Amtsübergabe und sorgt für eine saubere Struktur. Wir haben einseitige Hilfen für jedes Amt erstellt, wie man unsere Plattform effizient nutzt. Finden Sie diese nicht in der Dateiablage, sprechen Sie uns an. Diese Kleinigkeiten helfen Ihnen, von Anfang an erfolgreich zu sein.
Willkommenspost schreiben: Zwei bis drei kurze Absätze, die Mitglieder zum Umschauen einladen und ihnen erste Orientierung bieten. Sie können dort auch schon Dateien anhängen oder Personen und Gruppen verlinken. Gerne können Sie auch auf unseren Artikel „Wie komme ich am schnellsten zur Plattform?“ und auf das Hilfewidget unten rechts auf jeder Seite verweisen.
-> Wenn wir Ihnen eine Vorlage liefern sollen, geben Sie einfach Bescheid und wir unterstützen Sie gerne.

Bei Fragen nutzen Sie die Suche im Hilfebereich oder kontaktieren Sie uns per E-Mail. Beachten Sie die Unterschiede zwischen Livebetrieb und Einrichtungsphase.

Go-live

Wichtig: Der Starttermin muss mit mindestens ca. 48 Stunden Vorlauf mit uns abgestimmt werden, damit wir den Start gemeinsam vorbereiten und bestätigen können. Bitte melden Sie sich bei uns, sobald Sie die Einrichtung abgeschlossen haben.

Schreiben Sie außerdem vorher eine Nachricht über Ihre alten Kommunikationswege, dass Ihr neues Online-Zuhause am Tag X live geht und alle eine Einladung per E-Mail bekommen werden (auch die Spam-Ordner sollten überprüft werden). Weisen Sie darauf hin, dass die E-Mail-Verteiler nicht mehr genutzt werden (datenschutztechnisch nicht zeitgemäß, nicht DSGVO-konform etc.) und sich die Mitglieder zeitnah etwas Zeit nehmen sollten, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen.
-> Wenn Sie möchten, können wir Sie bei der Formulierung auch unterstützen und eine Vorlage liefern, die Sie nur noch anpassen müssen.

Ab dem Start (Corpshaus 2.0: ca. 17:30 Uhr, Habemus: ca. 18 Uhr, Gaudeam: ca. 18:30 Uhr) erhalten Ihre Mitglieder alle zwei Wochen eine Einladung zur Kontoaktivierung, bis sie diese per Klick bestätigt haben.

Außerdem erhalten alle nach dem Registrieren noch drei weitere „Onboarding-E-Mails“ innerhalb von zwei Wochen, in denen auf verschiedene Funktionen des Systems gesondert hingewiesen wird, damit sich alle besser zurechtfinden.

Gut zu wissen für Ihre Mitglieder

Folgende Informationen sollten Sie nach dem Go-live an Ihre Mitglieder weitergeben:

App installieren: Das System ist als Progressive Web App verfügbar – mit denselben Funktionen wie im Browser und optionalen Push-Benachrichtigungen (Welche Push-Nachrichten gibt es?).
Die E-Mail-Zusammenfassung (Digest, Hauspost): Ihre Mitglieder erhalten automatisch eine sog. Hauspost aller Neuigkeiten (Default: 1x wöchentlich). Wer erhält den Digest erhält und welche Inhalte enthalten sind, ist automatisch konfiguriert.
Profil selbst pflegen: Jedes Mitglied kann und soll seine eigenen Daten aktuell halten – das entlastet die Verwaltung enorm. Beim ersten Einloggen durchlaufen alle Mitglieder einen sog. Wizard, im Zuge dessen sie ihre hinterlegten Daten überprüfen und ändern können.