Best-Practices zu Veranstaltungen

Hier erfahren Sie, wie Sie die Veranstaltungs-Funktionen optimal nutzen können.

Veranstaltung erstellen

Achten Sie auf sinnvolle Einstellungen bei der Erstellung von Veranstaltungen, um alle relevanten Personen zu erreichen und Rückmeldung zu erhalten. Hier einige Tipps und Hinweise.

Teilnehmerkreis, Sichtbarkeit, Gäste

Der Teilnehmerkreis, also die Gruppe, in der die Veranstaltung erstellt wird, entscheidet darüber wer eingeladen wird. Nur Gruppenmitglieder werden automatisch eingeladen, daher wählen sie eine geeignete Gruppe, z.B. Alle Mitglieder für Kneipen und die entsprechende Ortsgruppe, wenn sie dort einen Stammtisch eintragen möchten. Einzelne Personen können Sie jederzeit individuell hinzufügen, auch wenn sie nicht in der Gruppe ist.

Terminfindung

Falls Sie befreundete Verbindungen haben, die auch Corpshaus 2.0, Gaudeam oder habemus.app nutzen, können Sie deren Verbindungsseiten aufrufen, um ihr Semesterprogramm anzusehen. Einfacher ist es, wenn Sie die Verbandsfunktionen nutzen, da Sie dann einen gemeinsamen Verbandskalender verwenden können, um alle geteilten Veranstaltungen und Semesterprogramme auf einen Blick zu sehen.

Beschreibung & Anhänge

Schreiben Sie einen netten Einladungstext, wenn sie die Veranstaltung erstellen, oder hinterlassen Sie zumindest eine kurze Notiz, dass Details später folgen (und lassen Sie diese dann später auch folgen). Neue Veranstaltungen erscheinen im Digest mit Einladungstext, später in den Erinnerungen jedoch nur noch als Termin. Auf der Veranstaltungsseite sehen Sie jederzeit ganz oben den Einladungstext, zu welchem Sie auch gerne Dateianhänge (Lagepläne, Agenda, etc.) anhängen können.

Fotos können Sie dort als Dateianhang zwar auch anhängen, es empfiehlt sich jedoch eher in einer Antwort die Bilder als Fotos hochzuladen und direkt als Highlight zu markieren, damit die Bilder gleich eingangs groß angezeigt werden.

Organisator

Der Organisator darf die Veranstaltung verwalten. Insbesondere kann er die Teilnehmerliste verwalten sowie später das Highlights-Album aus den von den Gästen geteilten Bildern zusammenstellen.

Es bietet sich bei großen Veranstaltungen eine Gruppe als Organisator auszuwählen, statt nur einer Person, sodass mehrere Personen sich die Verwaltung teilen können.

Semesterprogramm

Wenn Sie eine Veranstaltung dem Semesterprogramm hinzufügen, werden die Kopfdaten der Veranstaltung öffentlich: Titel, Datum, Ort. Falls Sie die Verbandsfunktion nutzen, sehen andere Verbindungen dann im Verbandskalender sowie auf der Verbindungsseite ihre Semesterprogrammpunkte.

Benachrichtigungen

Erinnerungen an die neue Veranstaltung werden im Digest den Eingeladenen in einstellbaren Abständen solange angzeigt, bis sie entweder zu- oder absagen. Zu folgenden Zeitpunkten kann an die offene Einladung erinnert werden:

• Sofort (“Dringende Benachrichtigung”)

• Im nächsten Digest

• 2 Wochen, 1 Monat, 2 Monate, 3 Monate, 6 Monate , 12 Monate, 18 Monate vor Beginn.

Tipp: Falls lange z.B. die Kneipe lange vorher eingetragen wurde, jedoch ohne Einladungstext, können Sie später noch nachträglich eine Dringende Benachrichtigung senden, sobald der Einladungstext ergänzt wurde.

Anmeldungen verwalten

Verwenden Sie die Teilnehmerliste als zentrale Quelle, um einen Überblick über die An- und Abmeldungen zu erhalten.

Darstellung in der App und auf der Website

Wenn Sie eine neue Veranstaltung eingetragen haben, erscheint sie auf der Startseite erst einmal ganz oben. Folgen keine neuen Antworten, rutscht Sie im Laufe der Zeit weiter und weiter nach unten, das ist jedoch nicht schlimm. Auf der Startseite werden ihre offenen Einladungen zu den nächsten drei Veranstaltungen angezeigt, wo Sie noch nicht zu- oder abgesagt haben. Nach der Zusage erscheinen Ihre drei nächsten bevorstehenden Veranstaltungen ganz oben, damit sie schnell darauf Zugriff haben.

Darstellung im Digest

Nachdem Sie die Veranstaltung erstellt haben, erscheint Sie bei allen Gruppenmitgliedern einmalig im Digest als neue Veranstaltung. Danach in den angegebenen Intervallen als Erinnerung zur An-/Abmeldung, falls noch nicht geschehen. Ab 2 Wochen vor Beginn erscheint eine Erinnerung in den Digests der Personen, die angemeldet sind.

Darstellung im Kalender

Ihr persönlicher Kalender im System, sowie die Integration in Ihr Smartphone via iCal, zeigt immer alle Veranstaltungen Ihrer Gruppen, zu denen Sie nicht abgesagt haben. Haben Sie sich bei Veranstaltungen außerhalb Ihrer Gruppen angemeldet oder wurden dort hinzugefügt, erscheinen auch diese Veranstaltungen bei Ihnen.

Wenn Sie in Ihrem Smartphone-Kalender eine Veranstaltung sehen, an der Sie nicht teilnehmen können, so finden Sie in der Beschreibung direkt einen Link, um abzusagen. Sobald sich das nächste mal der Kalender synchronisiert, ist die Veranstaltung von Ihrem Handy verschwunden.

Verwalten von telefonischen, postalischen und mündlichen Zusagen

Als Organisator einer Veranstaltung (oder Mitglied der Gruppe, die als Organisator eingestellt ist) können Sie Mitglieder der Teilnehmerliste hinzufügen und bestehende Anmeldungen bearbeiten. Sie können die Anzahl der Gäste bearbeiten, sofern Gäste mitgebracht werden dürfen, oder eine Anmeldung in eine Absage umwandeln.

Fügen Sie Personen, von denen Sie gehört haben, dass sie teilnehmen werden, der Teilnehmerliste hinzu und tragen Sie auch Absagen nach, sodass klar ist, wer noch nicht geantwortet hat. Das Wissen um die Teilnahme von Koätanen und Conaktiven kann den einen oder anderen motivieren, doch noch zu kommen oder selbst nachzuhaken. Deshalb werden Personen, die zu einer ähnlichen Zeit aktiv geworden sind, auch an verschiedenen Stellen prominent angezeigt.

Export der Zu- und Absagen

Sie können alle Zu- und Absagen als Tabelle exportieren, um z.B. Tischkarten zu drucken oder Details wie das genaue Anmeldedatum einzusehen.

Teilen von Fotos nach der Veranstaltung

Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und laden Sie selbst ein paar Fotos nach der Veranstaltung hoch, damit der Eintrag im Forum nach oben rutscht und die Bilder im Digest erscheinen. Motivieren Sie so andere, auch Fotos hochzuladen und wählen Sie als Organisator die Highlights aus den vielen geteilten Fotos aus, um ein Best-Of Album zu erstellen, das man sich später gerne wieder anschaut.