Onboarding

Der erste Eindruck ist bekanntlich sehr wichtig, daher sollten auch Sie darauf achten, dass Ihr System vor dem Livegang bestmöglich eingerichtet ist. Wenn Ihre Mitglieder ein leeres, vermeintlich totes System vorfinden, ist es unwahrscheinlich, dass der Funken der Begeisterung für das neue Online-Zuhause überspringt.

Für einen gelungen Start haben wir daher einige Tipps für Sie:

Überprüfen Sie unter Mein Bund (bzw. Mein Corps) → Berechtigungen ob die Zugriffsrechte bei Ihnen in Ihrem Sinne eingestellt sind. Als Admin haben Sie eh alle Rechte, aber wie sieht es mit normalen Alten Herren aus? Was dürfen die Füchse?

Die Seite Mein Bund bzw. Mein Corps soll Ihren Mitgliedern alle wichtigen Kontaktdaten und Ansprechpartner liefern. Weisern Sie die Personen den Ämtern zu und sorgen Sie dafür, dass diese auf der Übersichtsseite auch mit angezeigt werden.

Die Veranstaltungen des aktuellen/nächsten Semesters füllen die Plattform direkt mit Leben, sowohl im Forum, als auch den Kalender. Über die E-Mail-Zusammenfassung werden Ihre Mitglieder an die Veranstaltungen erinnert, sie können Zusagen, Veranstaltungen kommentieren und es kommt leben in die neue Plattform. Achten Sie darauf, dass Sie etwaige Begrüßungsthemen/-beiträge erst nach dem Semesterprogramm einstellen, da die vielen Veranstaltungen das Thema sonst nach unten rutschen lassen. Oder Sie schieben es danach mit einer Antwort wieder nach oben.

Demonstrieren Sie, dass auf Ihrer neuen digitalen Anlaufstelle alle wichtigen Dokumente zu finden sind. Laden Sie hierzu mindestens die aktuellesten Protokolle und Zeitschriften in einer Dokumentenserie hoch. Besser noch Sie laden auch alle alten Ausgaben hoch, die Sie auftreiben können, da das zum stöbern einlädt.

Falls bei Ihnen z.B. nur die Renoncierungs- aber nicht die Receptionsdaten erfasst werden, kann es sein, dass in den Mitgliederprofilen die Koätanen nicht angezeigt werden. Auch einige Statistiken sind dann sehr lückenhaft. In diesem Fall müssen Sie unter Mein Bund → Kontaktdaten → Einstellungen das Auswahlfeld Attribut für Koätanen anpassen.

Zeigen Sie anhand der vielversprechendsten Spe-Füchse, wie die gemeinsame Liste funktioniert. Tragen Sie einige Altherrensöhne ein, die dadurch automatisch in die Liste aufgenommen werden.

Eine der Besonderheiten, weshalb unsere Software so gerne genutzt wird, ist, dass man sich als Nutzer tatsächlich zu Hause fühlt, weil man im gewohnten Chargon angesprochen wird. Steht bei Ihnen die Funktionsbezeichnung korrekt da? Bundesbruder/Corpsbruder/Bundesgeschwister/… haben wir Sie mit dem richtigen angesprochen? Stößt Ihnen beim betrachten der unterschiedlichen Seiten noch etwas auf, melden Sie sich und wir finden sicherlich eine Lösung.

1. Vor dem Start in Ihrem neuen Online-Zuhause ist es sinnvoll die eigenen Mitglieder auf dem altbekannten Wege (vermutlich Emailverteiler) darauf hinzuweisen, dass am mit Ihnen gemeinsam abgestimmten Tag eine Einladungsemail mit weiteren Erklärungen zu Ihrer neuen digitalen Heimat kommt. Auch der Spam-Ordner sollte an dem Abend mal gecheckt werden, wenn sich eine Email verirrt haben sollte.

2. Schreiben Sie einen kleinen Begrüßungspost im Forum, um Ihre Bundes-/Corpsbrüder willkommen zu heißen. Das muss gar nichts Langes sein. EInfach ein “Schön, dass ihr da seid. Schau dich in Ruhe um und Klick dich einfach mal durch. Rechts unten im Bildschirm findest du auch eine Hilfe, sonst kannst du auch gerne auf diesen Beitrag antworten und wir helfen uns allen gemeinsam. Markiere vielleicht auch diesen Post mit einem Klick auf den Daumen und zeig damit unseren Bundes-/Corpsbrüdern, dass du angekommen bist und dich auf die kommenden Monate und Jahre sowie das nächste gemeinsame Kaltgetränk freust.”

Nachdem Sie mit Ihrem neuen Online-Zuhause live gegangen sind, erhalten alle Mitglieder eine automatische Email mit einer Einladung zum System. In dieser Email wird auch nochmal erklärt worum es geht und z.B. auf unser Erklärvideo verlinkt.

Hat sich das Mitglied dann erstmalig registriert erhält er/sie dann noch drei Onboarding-Emails vom System die nochmal bei der Einführung helfen und Dinge erklären oder aufzeigen (z.B. übrigens gibt es auch eine App, die du so installieren kannst …).