Wie funktionieren die Kontostände bzw. die Kassenunterstützung?
- Hendrik Gaspar
- Axel P
Welche Art von Kassenunterstützung bieten die Plattformen?
Mit der Kassenunterstützung in Ihrem Intranet haben Kassenwarte die Möglichkeit, verschiedene Kontostände einzelner Mitglieder zentral zu verwalten und auf verschiedenen Wegen direkt auf der Plattform anzuzeigen. Zusätzlich können auch wichtige Informationen zum Zahlungsverkehr wie die IBAN oder der Hinweis, ob ein SEPA-Mandat vorliegt oder die Beitragshöhe zu jedem Mitglied gespeichert werden. Dies hilft dabei, die Beitragszahlung transparent zu machen, die Zahlungsmoral zu heben und spart dem Kassenwart unter dem Jahr insgesamt mehrere Stunden Arbeit.
Außerdem weiß auch einfach jedes Mitglied, wo es gerade finanziell bei seinem Bund steht.
Funktionen der Kassenunterstützung auf der Plattform
IBAN und Sollbetrag speichern
Mitglieder können ihre IBAN im Profil hinterlegen und aktualisieren, ohne dass diese von “Unberechtigten” eingesehen werden kann.
Zusätzlich kann der Kassenwart den periodischen Sollbetrag, bei Bedarf auch mit einem Hinweis, wo die Kontodaten zu finden sind (Mein Bund/Corps → Kontaktdaten), so hinterlegen, dass sie nur von ihm geändert, aber vom Profilinhaber gesehen werden können. Dies lässt sich mithilfe der Eigenen Felder gewährleisten.
Diese hinterlegten IBANs können dann vom Kassenwart einfach für die weitere Verarbeitung genutzt werden (auch per Excel-Download; Personen → Export und hier die oberste Option wählen).
Kassenstände bzw. Kontostände pro Mitglied
Die Kontostände können im System gespeichert werden. Dabei ist pro Mitglied eine unbegrenzte Anzahl von unterschiedlichen Kassenständen konfigurierbar. Die Einsicht kann so eingestellt werden, dass sie nur für Berechtigte und das jeweilige Mitglied möglich ist.
Wir empfehlen, klein zu starten, z. B. nur mit den Ausständen gegenüber der AH-Kasse oder der Bierkasse der Aktiven. Dies ermöglicht eine sinnvolle Implementierung des Features auf der Plattform.
Visualisierung der Kassenstände
Kontostände sind übersichtlich dargestellt, sowohl mobil als auch auf dem Desktop. Grundlegend gibt es dafür zwei Möglichkeiten:
Unauffällig im Profil des Mitglieds:
Zusätzlich möglich und auffälliger in der Titelleiste oben links:
Wenden Sie sich für die Visualisierung in der Titelleiste mit dem genauen Namen des Kassenfeldes sowie des anzuzeigenden Textes bitte aktuell noch an uns.
Update der IBAN, Kassenstände bzw. der Sollbeiträge
Individuell: Der Kassenwart kann die Kontostände einzelner Mitglieder direkt im jeweiligen Profil aktualisieren (“Profil Bearbeiten” des jeweiligen Mitglieds → Kontostand ändern → Speichern).
Batch-Update: Kontostände mehrerer Mitglieder können gleichzeitig bearbeitet werden – ideal für regelmäßige Beitragszahlungen. Dies wird per csv-Upload bewerkstelligt (hier klicken für weitere Erklärungen).
Auf dieser Art und Weise kann der Kassenwart die Daten seiner Mitglieder nach seinen Vorlieben aktualisieren und damit auf dem notwendigen Stand halten. Nicht nur der Kassenwart, sondern auch jedes einzelne Mitglied erfährt dadurch mehr Transparenz.
Empfohlene Vorgehensweise
Schritt 1: Beginnen Sie mit grundlegenden Kontoständen, z. B. dem Jahresbeitrag der AH-Kasse.
Schritt 2: Testen Sie die Funktionen mit wenigen Mitgliedern, um sich mit der Bedienung vertraut zu machen.
Schritt 3: Arbeiten Sie mit einem regelmäßigen Aktualisierungsprozess (z. B. monatlich).
Weitere Hinweise
Die Kassenunterstützung ist datenschutzkonform! Alle Daten werden sicher und nur innerhalb des Systems gespeichert und sind nur anhand der von Ihnen eingestellten Berechtigungen einsehbar.
Sollten Sie Fragen oder Verbesserungsvorschläge haben, wenden Sie sich gern an unseren Support.
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