Datenimport

Um Ihre Daten so sauber wie möglich in Ihr neues Online-Zuhause zu bekommen, ist das korrekte Ausfüllen der zugesandten Exceltabelle wichtig. Deshalb finden Sie hier noch einige Hinweise dazu, falls die Tabellen nicht selbsterklärend sein sollten.

Es kann sehr gut sein, dass Sie

1. nicht alle Daten zur Verfügung haben oder

2. bereits weitere Daten für Ihre Mitglieder vorliegen (Hobby, ...?), die wir bitte noch aufnehmen sollen.

Ist Zweiteres der Fall, ergänzen Sie bitte am Ende(!) des Tabellenblattes einfach eine Spalte und wir geben unser Bestes auch diese Daten für Sie aufzunehmen. Ist Ersteres der Fall und Ihnen stehen manche Daten nicht zur Verfügung ist das auch kein Problem, diese können jederzeit im Nachhinein von Ihnen individuell nachgetragen werden.

Im Allgemeinen gilt, umso mehr Sie ausgefüllt bekommen, umso besser.

Hier eine kurze Übersicht über die meistgestellten Fragen beim Datenimport:

Können den in den Migrationstabellen vorhandenen Kontaktdaten mit dem Charakter „privat“ weitere Adress- und Kontaktdaten z.B. „geschäftlich“ oder „weitere“ analog der vorhandenen Spalten ergänzt werden?

Unsere Antwort:

Ja, Sie können die entsprechenden Spalten am Ende der Tabelle hinzufügen. Diese können dann von uns dem Profil zugeordnet werden. Z.B. “Telefon, geschäftlich” oder “Straße, geschäftlich”

Ist es möglich vorhandene Profilfotos mit zu importieren? Wie sieht es mit Receptionsfotos aus?

Unsere Antwort:

Sie können in einer weiteren Spalte, die sie “Avatar” nennen müssen, den genauen (!) Pfad mit Dateinamen unter Berücksichtigung der Dateiendung und der Groß- und Kleinschreibung angeben. Schicken Sie uns den Ordner als ZIP-Archiv dann einfach zusammen mit der Importtabelle.

Für Receptionsfotos gibt es diese Möglichkeit standardmäßig derzeit noch nicht. Sollte Ihnen das wichtig sein, machen wir Ihnen gerne ein Angebot.

Können weitere Informationen zu „je Adresse“ hinzugefügt werden?

Unsere Antwort:

Ja, es gibt zu jeder Adresse das Feld „Notiz zur Adresse“ Hier können zusätzliche Informationen untergebracht werden.

Können weitere Nummern hinzugefügt werden (z.B. beruflich)

Unsere Antwort:

Wir arbeiten aus verschiedenen Gründen mit einer Primärtelefonnummer. Das ist heutzutage fast immer die Handynummer. Sie können aber gerne zu einer Adresse weitere Festnetznummern hinzufügen. Auf diese Weise können z.B. auch berufliche Telefonnummern hinzugefügt werden.

Kann man IBAN/Kontonummern hinzufügen?

Wer kann diese Informationen dann nach dem Datenimport sehen?

Unsere Antwort:

IBAN/Kontonummer können hinzugefügt werden.

Es besteht die Möglichkeit sie allen Mitgliedern oder nur den Admins anzuzeigen. Vermerken Sie bitte in einem supportticket (Email an support@suus.io), welche dieser beiden Optionen Sie wünschen.

Können wir Beziehungen unter Corpsbrüdern abbilden?

Kann man diese auch migrieren?

Unsere Antwort:

Ja, Familienbeziehungen sind erfassbar. Aber lediglich die „Simplen“, z.B. Vater/Sohn.

Die Angaben zu familiären Beziehungen können mit wenigen Klicks auf der Plattform direkt und nicht im Import gemacht werden.

Besteht die Möglichkeit Rezeptionsfotos maschinell zu migrieren und hochzuladen?

Unsere Antwort:

Ja, das ist möglich. Dafür müssen Sie eine Spalte mit den Dateinamen erstellen und uns die Dateien per Upload zukommen lassen. Hier ist wichtig, dass die Dateinamen korrekt mit den Feldbezeichnungen in der Tabelle übereinstimmen.

Lassen sich folgende Benennungen an der Oberfläche mittels Label ändern?

Beispiele:

• Renonciert = Acceptiert

• Mitgliedsnummer = Receptionsnummer

• Vulgo = Corpsname

Unsere Antwort:

Ja, das können Sie im zweiten Tabellenblatt unter den “Bundesdaten” hinterlegen.

Können auch andere Daten als vorgegeben zu den jeweiligen Mitgliedern hinzugefügt werden?

Notiz zur Person oder Notiz zur Mitgliedschaft?

Zusätzliche Daten könnten sein:

• Inaktiviert [Datum]

• Auswärtig Inaktiv [Datum]  Notiz zur Mitgliedschaft

• Ehrenbusche [Datum] → Ehrenmitglied!? → Ehrenthalber verliehen

 Den besonderen Status eines besonders bemühten AH als Ehrenmitglied können Sie als EM → oder eben EB unter Status (Spalte AC) (siehe auch in den Beispielen dort) hinterlegen

• Berufseintritt [Datum]

• Studienfach (selbstgenerierende Liste) → Studium

• Skype-Kontakt (text)

• Öffentliche Links

• Rentner ab [Datum]

• Rundschreiben per Post

• Exemplare Corpszeitung/Bundeszeitung

Unsere Antwort:

Schauen Sie sich die Spalten genau an und überlegen Sie, wo die Information am besten für Ihren Bund bzw. das entsprechende Mitglied aufgehoben ist. Zum Beispiel gibt es das Feld “Weitere Informationen” als Freitextfeld indem diverse Hinweise im Profil desjenigen aufgehoben sind und eingesehen werden können. Finden Sie Ihre gewünschten nicht, ist das kein Problem. Diese Angaben können alle als neue Spalten (am Ende des Tabellenblattes) in der Importtabelle für jedes Mitglied gern mit angegeben und aufgenommen werden.

(1) Wie lange dauert die Befüllung der Exceltabelle?
(2) Wie lange dauert die Einrichtung und der Import im Unternehmen?

Unsere Antwort:

ad (1):
Das ist von Verbindung zu Verbindung unterschiedlich und hängt vor allem an der aktuellen Datenqualität. Wir hatten Kunden, die haben das an einem Wochenende gemacht und andere haben sich Monate Zeit gelassen.

ad (2) Auch das hängt von der gelieferten Datenqualität, -quantität und etwaigen Rückfragen ab. Um den Import auf unserer Seite zu planen benötigen wir mindestens drei Wochen (bedingt duch unsere Entwicklungssprints und Ressourcenallokationsplanung). Wenn noch andere Verbindungen kurz vor Ihnen deren Daten eingereicht haben, verlängert sich die Wartezeit ggf auch. Im Schnitt können Sie vermutlich etwa mit vier bis sechs Wochen rechnen.