Wie beschränke ich Datei/Ordner in der Dateiablage in Ihrer Sichtbarkeit (Leseberechtigung)?

Wichtige Dateien, Bilder oder Protokolle können Sie in unserer Dateiablage hochladen. Falls Sie Dokumente hochladen möchten, die nur bestimmten Mitgliedern zugänglich sein soll, können Sie hier ganz einfach einen Ordner in der Dateiablage erstellen und in der Einstellung die Leseberechtigungen einstellen. Dies setzt voraus, dass Sie die Berechtigung in Ihrer Verbindung haben, grundlegend auf die Dateiablage zuzugreifen. Außerdem gibt es dann für jeden Ordner die Möglichkeit den Personenkreis einzustellen, der diesen bearbeiten darf. Selbstredend müssen Sie auch diesem angehören, das können Ihre Administratoren im Zweifel anpassen.

Anleitung

Klicken Sie oben im Menü auf den Reiter Dateien .
Jetzt können Sie in einen bereits erstellen Ordner gehen (einfach links im Menü diesen auswählen) und, sofern Sie zum für diesen Ordner berechtigten Personenkreis gehören, mit einem Klick rechts oben auf das “Neuen Ordner erstellen”-Symbol einen solchen Unterordner erstellen.
Im folgenden Erstellungsmenü können Sie (a) die Sichtbarkeit auf eine Personengruppe einschränken, der Sie allerdings selbst angehören müssen, und (b) einstellen, wer diesen Ordner und ggf. weitere Unterordner erstellen/bearbeiten darf.

Bei beiden Optionen finden Sie den Punkt Inhalt lesen.
Hier befindet sich der Schalter “Sichtbarkeit einschränken”.
Klicken Sie auf den Schalter (dieser wird beim Aktivieren blau).
Nun öffnet sich ein Auswahlfeld “Gruppen”.
Wählen Sie hier die Gruppe aus, die die Dateien, Dokumente, Protokolle sehen soll/darf.

Wieso kann ich nur eine Gruppe auswählen?

Diese Einschränkung ist bewusst so gehalten, um die Wiederverwendung von Gruppen zu fördern. Anstatt an vielen Stellen immer die gleichen Gruppen auszuwählen, sollte man sich einmal die Zeit nehmen und eine automatische Zusammenfassungs-Gruppe erstellen, die die x Gruppen enthält. Ändert sich eines Tages die Zusammensetzung dieser automatischen Gruppe, ist lediglich eine kleine Änderung an einer zentralen Stelle notwendig.

Möchten Sie hingegen einen bereits erstellten Ordner in der Sichtbarkeit bearbeiten, klicken Sie einfach in den Ordner und dann rechts oben auf den Bearbeiten-Stift. Auch diesen Bearbeiten-Stift sehen Sie nur, wenn Sie zum vorher eingestellten, berechtigten Personenkreis gehören, der diesen Ordner bearbeiten darf.

Vergessen Sie nicht nach dem Erstellen/Bearbeiten auf Speichern zu klicken!

Haben Sie die zusätzliche Berechtigung “Admin der Dateiablage” (wie das von Ihren Admins eingestellt werden kann, finden Sie hier), können Sie auch Wurzelordner erstellen und die entsprechenden Berechtigungen für bereits bestehende Wurzelordner anpassen.