Um Ihre Daten so sauber wie möglich in Ihr neues Online-Zuhause zu bekommen, ist das korrekte Ausfüllen der zugesandten Exceltabelle wichtig. Deshalb finden Sie hier noch einige Hinweise dazu, falls die Tabellen nicht selbsterklärend sein sollten.
Es kann sehr gut sein, dass Sie
nicht alle Daten zur Verfügung haben oder
bereits weitere Daten für Ihre Mitglieder vorliegen (Hobby, ...?), die wir bitte noch aufnehmen sollen.
Ist Zweiteres der Fall, ergänzen Sie bitte am Ende(!) des Tabellenblattes einfach eine Spalte und wir geben unser Bestes auch diese Daten für Sie aufzunehmen. Ist Ersteres der Fall und Ihnen stehen manche Daten nicht zur Verfügung ist das auch kein Problem, diese können jederzeit im Nachhinein von Ihnen individuell nachgetragen werden.
Im Allgemeinen gilt, umso mehr Sie ausgefüllt bekommen, umso besser.
Hier eine kurze Übersicht über die meistgestellten Fragen beim Datenimport:
Adress- und Kontaktdaten
Können den in den Migrationstabellen vorhandenen Kontaktdaten mit dem Charakter „privat“ weitere Adress- und Kontaktdaten z.B. „geschäftlich“ oder „weitere“ analog der vorhandenen Spalten ergänzt werden?
Unsere Antwort:
Ja, Sie können die entsprechenden Spalten am Ende der Tabelle hinzufügen. Diese können dann von uns dem Profil zugeordnet werden. Z.B. “Telefon, geschäftlich” oder “Straße, geschäftlich”
Homepage je Adresse
Können weitere Informationen zu „je Adresse“ hinzugefügt werden?
Unsere Antwort:
Ja, es gibt zu jeder Adresse das Feld „Notiz zur Adresse“ Hier können zusätzliche Informationen untergebracht werden.
Telefonnummern
Können weitere Nummern hinzugefügt werden (z.B. beruflich)
Unsere Antwort:
Wir arbeiten aus verschiedenen Gründen mit einer Primärtelefonnummer. Das ist heutzutage fast immer die Handynummer. Sie können aber gerne zu einer Adresse weitere Festnetznummern hinzufügen. Auf diese Weise können z.B. auch berufliche Telefonnummern hinzugefügt werden.
IBAN/Kontonummern
Kann man IBAN/Kontonummern hinzufügen?
Wer kann diese Informationen dann nach dem Datenimport sehen?
Unsere Antwort:
IBAN/Kontonummer können hinzugefügt werden.
Es besteht die Möglichkeit sie allen Mitgliedern oder nur den Admins anzuzeigen. Vermerken Sie bitte in einem supportticket (Email an support@suus.io), welche dieser beiden Optionen Sie wünschen.
Familiäre Beziehungen (nicht Leibfamilie)
Können wir Beziehungen unter Corpsbrüdern abbilden?
Kann man diese auch migrieren?
Unsere Antwort:
Ja, Familienbeziehungen sind erfassbar. Aber lediglich die „Simplen“, z.B. Vater/Sohn.
Die Angaben zu familiären Beziehungen können mit wenigen Klicks auf der Plattform direkt und nicht im Import gemacht werden.
Maschinelle Migration von Fotos
Besteht die Möglichkeit Rezeptionsfotos maschinell zu migrieren und hochzuladen?
Unsere Antwort:
Ja, das ist möglich. Dafür müssen Sie eine Spalte mit den Dateinamen erstellen und uns die Dateien per Upload zukommen lassen. Hier ist wichtig, dass die Dateinamen korrekt mit den Feldbezeichnungen in der Tabelle übereinstimmen.
Labelanpassung
Lassen sich folgende Benennungen an der Oberfläche mittels Label ändern?
Beispiele:
Renonciert = Acceptiert
Mitgliedsnummer = Receptionsnummer
Vulgo = Corpsname
Unsere Antwort:
Ja, das können Sie im zweiten Tabellenblatt unter den “Bundesdaten” hinterlegen.
Daten der Mitglieder
Können auch andere Daten als vorgegeben zu den jeweiligen Mitgliedern hinzugefügt werden?
Notiz zur Person oder Notiz zur Mitgliedschaft?
Zusätzliche Daten könnten sein:
Inaktiviert [Datum]
Auswärtig Inaktiv [Datum] Notiz zur Mitgliedschaft
Ehrenbusche [Datum] → Ehrenmitglied!? → Ehrenthalber verliehen
Den besonderen Status eines besonders bemühten AH als Ehrenmitglied können Sie als EM → oder eben EB unter Status (Spalte AC) (siehe auch in den Beispielen dort) hinterlegen
Berufseintritt [Datum]
Studienfach (selbstgenerierende Liste) → Studium
Skype-Kontakt (text)
Öffentliche Links
Rentner ab [Datum]
Rundschreiben per Post
Exemplare Corpszeitung/Bundeszeitung
Unsere Antwort:
Schauen Sie sich die Spalten genau an und überlegen Sie, wo die Information am besten für Ihren Bund bzw. das entsprechende Mitglied aufgehoben ist. Zum Beispiel gibt es das Feld “Weitere Informationen” als Freitextfeld indem diverse Hinweise im Profil desjenigen aufgehoben sind und eingesehen werden können. Finden Sie Ihre gewünschten nicht, ist das kein Problem. Diese Angaben können alle als neue Spalten (am Ende des Tabellenblattes) in der Importtabelle für jedes Mitglied gern mit angegeben und aufgenommen werden.