Wozu dienen Gruppen?
Gruppen sind sehr wichtig im gesamten System. Die Mitgliedschaft in einer Gruppe hilft zu bestimmen für wen welche Information relevant ist und legt die Berechtigungen für die Mitglieder fest. Zu beachten ist, dass technisch gesehen auch Ämter Gruppen sind – Ein-Personen-Gruppen sozusagen.
Vorteil durch Gruppen
Der Vorteil von Gruppen gegenüber einzenen Personenlisten ist die vereinfachte Aktualisierung. Ändert sich der Personenkreis, passen sich die Lese-/Schreibrechte etc. pp. automatisch mit an. So erhalten neue Mitglieder eines Personenkreises automatisch Zugriff auf alle relevanten Dokumente und der Zugriff wird aus der Gruppe ausgeschiedenen Mitgliedern automatisch entzogen.
Steuerung der Inhalte in der E-Mail-Zusammenfassung
Gruppen haben eine gewisse Ähnlichkeit mit E-Mail-Verteilern, da neue Beiträge aus dem Forum den Gruppenmitgliedern in ihrer E-Mail-Zusammenfassung angezeigt werden. Auch bei dringenden Nachrichten in einem Forum werden nur die Gruppenmitglieder kontaktiert.
Lese-/Schreibrechte in Forum und Dateiablage
Die Lese- und Schreibrechte für Diskussionen, Veranstaltungen und auch für Ordner und Dateien in der Dateiablage werden über Gruppen gesteuert. So ist es möglich bspw. die Planung für eine Sitzung im Vorstand sowie im Anschluss daran das Protokoll dazu nur für dieses Gremium zugänglich zu machen.
Freischaltung von Funktionen
Die Freischaltung auf Module oder bestimmte Funktionen ist bis auf wenige Ausnahmen ausschließlich durch die Gruppenmitgliedschaft bestimmt. In den Einstellungen einer Gruppe können Administratoren auswählen, welche Berechtigungen die Gruppe ihren Mitgliedern verleihen soll.
Überprüfung von Gruppenbeitritten
Bei einigen Gruppen muss ein Beitrittswunsch erst kontrolliert und bestätigt werden. Für jede solche Gruppe ist eine "Kontrollgruppe" angegeben, deren Mitglieder den Beitrittswunsch kontrollieren und ggfs. ablehnen können. Hierdurch werden die einzelnen Administratoren entlastet.
Automatische Mitgliedschaften
Nicht nur einzelne Personen können Mitglieder in Gruppen sein, sondern auch Gruppen selbst. In diesem Fall fungiert die hinzugefügte Gruppe wie als Platzhalter für ihre eigenen Mitglieder. Beispiel: Die Gruppe "Task-Force Zukunft" hat die Gruppen "Chargierte" und "AH-Vorstand" sowie "Fuchsmajor" als Mitgliedsgruppen. Die Mitglieder aller drei Gruppen sind dadurch automtisch auch in "Task-Force Zukunft". Ändert sich der Fuchsmajor, wird auch "Task-Force Zukunft" aktualisiert.