Checkliste für das Importtemplate

Folgende Liste gibt eine Übersicht über die häufigsten Fehler, die bei der Dateneingabe der Importdaten gemacht werden. Diese Fehler müssen alle vollständig manuell in den Daten vor dem Import behoben sein, sonst ist ein automatischer Import nicht möglich.

Einzelne Fehler können von uns während der Validierung der Daten behoben werden. Falls dies aber uns nicht möglich ist, muss das Template eine erneute Bearbeitungsschleife drehen, was den gesamten Prozess verlängert.

Es bieten sich folgende generelle Sanity-Checks an:

Zahl der aktuellen Mitglieder abgleichen: Überprüfung der Zahl der aktuellen (also lebenden, nicht ausgetretenen) Mitglieder. Oft kommt es vor, dass die Daten redundant und inkonsistent gehalten werden. Beim Import ist es sehr wichtig diese Inkonsistenten zu bereinigen, da sonst das System nicht richtig funktioniert.
Übermäßige Verwendung eigener Felder: Exzessives Datensammeln ist oft gar nicht praktikabel und wir decken bereits den Großteil aller sinnvollen Daten ab. Sehr viele eigene Felder sind ein Indiz dafür, dass dort redundante Daten gehalten werden, was unbedingt vermieden werden sollte.
Redundante Datenhaltung: Daten redundant zu halten, ist das anti-pattern Nummer 1 im Datenbankdesign. Redundante Datenhaltung zu identifizieren und zu korrigieren, ist ebenfalls Ziel des Imports, da mit redundanten Daten das System nie richtig funktionieren wird.

Spalte/n	Regel

Spalte/n	Regel
Beispieldaten/-attribute und Kommentarzeilen	Müssen gelöscht sein!
Leere Zeilen	Leere Zeilen beenden den Datensatz, dürfen also nicht im Datensatz enthalten sein.
Leere Spalten	Sollten gelöscht werden, um die Daten übersichtlicher zu gestalten - gilt auch für nicht ausgefüllte, vorgegebene Spalten (z. B. es liegen keine LinkedIn-URL vor → Spalte LinkedIn löschen)
Extra Felder	Müssen einen verständlichen Titel haben, keine Abkürzungen. Müssen mit “Extra (Personendaten): “ oder “Extra (Mitgliedsdaten): “ beginnen. Default Typ String (kann nachträglich geändert werden; falls Checkbox gewollt: “x” für ausgefüllte Box eintragen), Lese/Schreibrechte sind unbeschränkt. keine weiteren Spalten zur Info oder sowas
Verstorben	Muss für Tote immer gepflegt sein Auch bei Ausgetretenen muss das Feld gepflegt sein, ansonsten wird versucht anhand der Geburts- und Receptionsdaten (aktuell noch nicht Austrittsdatum!) versucht automatisch zu schätzen, ob die Person tot ist, was natürlich fehlerbehaftet ist.
Straße	Muss ausgefüllt sein, falls ein Ort angegeben ist.
PLZ	Muss ausgefüllt sein, falls ein Ort angegeben ist. Oft leer bei Auslandsadressen, bitte nach Möglichkeit füllen Country Code darf nicht Teil der PLZ sein, z.B: AT-1234
Ort	Darf nur der Ort sein. Darf nicht den US State oder britische Postcodes o. ä. beinhalten, so etwas ist bei PLZ einzutragen
Land	Muss nach ISO-3166 Alpha-2 (erste Spalte der Liste bei Wikipedia) ausgefüllt sein Alpha 2: zwei Buchstabenkombination Oft falsch: UK statt GB
Bund (der Mitglieder)	Muss vorhanden sein “Rhenania München“: Fehlende Typangaben (AV, Corps, etc.) erschweren das Matching “Corps Borussia”: Fehlende Ortsangaben können dafür sorgen, dass die Angabe nicht eindeutig ist
Status	Entweder geläufige Kürzel verwenden, besser ausgeschrieben Chargen etc. sind kein Status muss ausgefüllt sein, wird manchmal bei Ausgetretenen oder Verstorbenen ausgelassen. In diesem Fall ist der Status bei Austritt anzugeben oder ein Platzhalter (uS → unbekannter Status) einzufügen. besser keine eigenen Status für Ausgetreten oder Verstorben!
Mitgliedsnummer	Muss ein ganzzahliger Wert ohne Zusätze sein Keine 4711b, A4711, 4711.2 oder 47-11
Geburts-, Sterbe- und Receptionsdaten	Müssen gültige Fuzzy Dates (z. B. WS 1929/39 oder 7.1967 bzw. Juli 1967) sein. Kein “vor 1947” oder “verschollen 1945”
Telefonnummern	Nur eine Nummer im Feld! Leeranzeiger “-” Mehere Nummern “0123… und 533…”
E-Mails	Nur eine E-Mail-Adresse im Feld! Leeranzeiger “-” Mehere Nummern “0123… und 533…”