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Die Einrichtungsphase beginnt, sobald wir Ihre Daten importiert haben und wir Ihr System fertig für Sie vorbereitet haben. Sie erkennen an einem großen Banner oben auf jeder Seite, dass Sie in der Einrichtungsphase sind. Die Einrichtungsphase dauert üblicherweise 6 Wochen und endet mit dem “Go-Live”, wenn der Produktivbetrieb beginnt und alle Mitglieder eine Einladung ins System erhalten.

Mit Beginn der Einrichtungsphase erhalten die im Import angegebenen Administratoren Zugriff auf das System. Unser Part ist damit im Wesentlichen abgeschlossen, nun sind Sie am Zug alles fertig einzurichten und mit Leben zu füllen, bevor Ihre Mitglieder eingeladen werden.

Folgende Dinge sollten Sie während der Einrichtungsphase tun.:

• Kontrolle der Mitgliedsdaten: Überprüfen Sie am besten auf Basis eines Daten-Exportes ob wir Ihre Daten Ihren Vorstellungen entsprechend importiert haben. Achten Sie insbesondere darauf, ob die Verbindungszugehörigkeiten stimmen, da es manchmal zu Verwechslungen bei den Verbindungsnamen kommen kann. Unsere Systeme weisen uns beim Import auf solche Mehrdeutigkeiten hin, aber auch dem besten Kontrollsystem kann mal etwas entgehen.

• Kontrolle der Mitglieds-Status: Die meisten Verbindungen haben Mitglieder, die auch in anderen Verbindungen sind. So kann es sein, dass beim Import einer anderen Verbindung bereits einige Ihrer Mitglieder mitimportiert wurden, der angegebene Status aber nicht Ihrer Nomenklatur entspricht. Schauen Sie daher unter Meine Verbindung → Bearbeiten, ob die gelisteten Status stimmen.

• Berechtigungen überprüfen: Überprüfen Sie, ob die Berechtigungen sinnvoll vergeben sind. Achten Sie darauf, dass administrative Berechtigungen in den Händen von einigen wenigen Personen bleiben, aber dass (fast) jeder Zugriff auf Veranstaltungen, Dateien und Diskussionen hat.

• Anpassung des Gruppensystems: Abhängig vom Verband, dem Sie angehören, ist das Gruppensystem für Sie schon voreingestellt. Womöglich haben Sie jedoch noch eigene Gruppen oder Ämter, die Sie anlegen möchten.

• Eintragen von Veranstaltungen: Am wichtigsten für die Nutzung ist es Veranstaltungen einzutragen. Tragen Sie das Semesterprogramm, insbesondere die Kneipen ein. Sie können auch vergangene Veranstaltungen eintragen, um dort Veranstaltungs-Fotos hochzuladen.

• Befüllen der Dateiablage: Laden Sie Dokumente hoch, um Ihren Mitgliedern direkt zu zeigen, was jetzt alles mit dem neuen System möglich ist. Legen Sie z.B. Dokumentenserien für die letzten Periodika oder Protokolle an.

• Willkommenpost: Schreiben Sie einen Willkommenbeitrag, der Ihren Mitgliedern eine erste Orientierung im System bietet und sie dort willkommen heißt.

Wenn Sie der Meinung sind, dass alles fertig eingerichtet ist, geben Sie uns eine Nachricht, wann wir Ihr System live schalten dürfen. Ab diesem Zeitpunkt erhalten Ihre Mitglieder alle zwei Wochen eine Einladung ihr Konto zu aktivieren.

Unterschiede während der Einrichtungsphase

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Selbst dringende Nachrichten werden nur an Mitglieder mit aktiviertem Konto versendet.

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Neue Mitglieder können ohne weitere Bestätigung angelegt werden.

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Statuswechsel erfordern keine Bestätigung durch die Kontrollgruppe.

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Hier erfahren Sie mehr über den Datenimport, was während der Einrichtungsphase zu tun ist und wo sich das System in dieser Zeit anders verhält als später es der Fall sein wird: